Видеобаза знаний начинается не с папок, а с повторяющихся вопросов. Если сотруднику проще один раз показать процесс на экране, чем снова писать регламент, стоит сделать короткую видеоинструкцию и сохранить её там, где команда найдёт ответ.
Соберите реальные вопросы
Начните с обращений в поддержку, онбординга и процессов, которые коллеги регулярно объясняют заново. Так база знаний решает конкретную проблему, а не превращается в архив записей без зрителей.
Стройте вокруг задач
Называйте запись по действию пользователя: «Как выдать доступ», «Как подготовить отчёт», «Как проверить релиз». Такая формулировка понятнее названия отдела или внутреннего проекта.
Делайте короткие модули
Одна большая инструкция быстро устаревает целиком. Несколько коротких видео проще пересматривать, заменять и использовать для разных ролей. Для системного обучения соберите из них понятный маршрут, но не пытайтесь превратить Unlocal в LMS.
Храните и связывайте
Разложите записи по рабочим пространствам и папкам. Свяжите базовые инструкции с материалами для обучения сотрудников, а узкие ответы оставьте рядом с процессом или продуктом, к которому они относятся.
Назначьте владельца
У каждой важной папки должен быть человек, который проверяет материалы после изменений продукта или процесса. Устаревшую запись лучше заменить, чем дополнять длинной цепочкой оговорок.